Как составить ведомость дефектов?

Содержание бланка дефектной ведомости на ремонт автомобиля

Есть несколько вопросов, на которые подробно должен ответить документ.

1. На каких участках содержатся изъяны, что именно подлежит осмотру? Объекты требуют идентификации, и внесения в документ всех необходимых данных. Особенно это касается сведений из техпаспорта, инвентарного номера.
2. По какой причине устранение брака необходимо именно сейчас? Надо написать о проблемах, которые уже появились. И о том, что может случиться, если те или иные детали не будут заменены своевременно. Обязанность по заполнению данной части возлагается на представителей эксплуатационного отдела. Они знакомы с содержанием в технических регламентах, в соответствие с которыми и проводятся периодические ремонты. Они верно опишут суть поломки и то, в чём состоит суть проблемы.
3. Информация о том, какие мероприятия нужны, чтобы поломка была устранена. Раздел заполняется подрядчиком, либо сотрудником ремонтного цеха. Здесь описывают, как именно устраняется существующий недостаток.

Осмотр автомобиля и выявление дефектов.

Важные моменты и практические вопросы при заполнении бланка

При составлении документа часто присутствует комиссия сразу из нескольких специалистов. Руководитель или уполномоченное лицо утверждают акт. Уполномоченным лицом может быть заведующий гаражом, например. Или главный инженер, если сломалась одна из разновидностей оборудования. Административный директор становится ответственным, если недостатки выявлены в здании.

Иногда бывает так, что оформление дефектной ведомости уже закончено, а после этого на станции технического обслуживания выявлены дополнительные недостатки. В таких ситуациях требуется составление служебной записки.

В ней указывают, какие дополнительные мероприятия надо провести. Записку утверждает то же лицо, которое подписало первоначальную дефектную ведомость. Инициация дополнительных расходов становится работой для уполномоченного представителя.

Дефектная ведомость.

Дополнительные правила оформления и образец

Исправления можно вносить только после согласования со всеми, кто подписал документ, участвовал в осмотре объекта. Те же лица должны снова поставить свои подписи, чтобы одобрить изменения. Допускается использование электронных или бумажных носителей информации при оформлении документа.

Органы государственной власти могут забрать документ из производства, если в этом возникает необходимость. Но изъятие допустимо только при наличии соответствующих распоряжений. Допустима ситуация, когда снимаются копии. Причина и дата изъятия должны быть обязательно прописаны на самих бумагах.

Правила составления

Как и любой официальный документ, дефектную ведомость нужно уметь составить правильно и грамотно.

Для этого необходимо следовать настоящей инструкции:

Во-первых, следует помнить о том, что дефектный акт составляется даже при проведении малейшей хозяйственной операции.

Название модели автомобиля, деталей, и организации, которая осуществляет ремонт, нужно указывать полностью, избегая сокращений. Это обусловлено тем, что акт относится к первичной документации, и имеет юридическую силу в случае претензий к одной из сторон процесса.

Все документы, которые подтверждают покупку и установку запасных частей, нужно обязательно приложить к акту

В отчете нужно указать наименование фирмы или имя ИП, который поставил товар, полный адрес организации-поставщика, все контакты, которые помогут с ним связаться.
Подписи всех участников являются необходимостью.

Подписывать акт может не только собственноручно руководитель, а и бухгалтер, или другое уполномоченное лицо, которое готово принять на себя такую ответственность.

Составлять документ нежно во время проведения ремонтных работ или сразу же после их окончания.
Очень важно знать, что помарки и корректировки в документе недопустимы.

Номер, название, и дата составления акта должны быть внесены с внутренний реестр первичной документации.

Составляют ведомость от руки. Разрешено использовать формуляры, которые заполняют синей или черной ручкой.

Электронный вариант разрешен, но он все равно должен иметь бумажный аналог.

Показывать такие документы, как дефектная ведомость можно только владельцу автомобиля и уполномоченным органам (налоговая служба, надсмотрщики).

Неправильно заполненная ведомость лишается юридической силы и не может служить доказательством в случае предъявления претензий.

Инструкция по заполнению

• В самом начале нужно указать причину составления. Здесь указывают владельца автомобиля, его контактные данные, марку транспорта, и опись дефектов.
• Далее нужно более подробно определить фронт работ и составить смету. Все эти данные должны основываться на достоверной информации и строгих математических подсчетах, но никак не на интуиции и расчетах «на глаз». Часть со сметой уточняют в ходе процесса ремонта или модернизации.
• В документе нужно указать дату начала работы, и день, к которому работу нужно будет сдать.
• Если планируется капитальный ремонт, в ходе которого обнаруживаются до сих пор неучтенные неполадки, их вносят в ведомость и акт в виде ревизии.
• Необходимо подтвердить факт ознакомления владельца транспорта со всеми данными, внесенными в ведомость. Его согласие вносится в виде подписи. Так как дефектная ведомость не имеет конкретной формы составления, формат подтверждения от клиента может быть выбран фирмой-исполнителем. Некоторые предпочитают получить от заказчика фразу «С документом ознакомлен (а) и согласен (на)», написанную от руки владельца автомобиля.

Даже если какой-либо документ не имеет четких требований к составлению и обращению, он должен одержать такую информацию:

• Название документа (указать большими буквами посредине листа).
• Фактическую дату составления.
• Название структуры/организации, которая составляет бумагу.
• Суть запланированных действий.
• Денежный эквивалент работы, которую предстоит выполнить.
• Должности и ФИО исполнителей.
• Подписи участников (от руки).

Особенности составления

1. Если ведомость составляют для того, чтобы признать одну или несколько частей автомобиля негодными, лучше собрать комиссию, которая подтвердит факт проверки и согласится с вынесенным вердиктом. Если заменить нужно, например, двигатель, создание комиссии почти неизбежно, так как дело идет о большой сумме, к которой почти наверняка возникнут вопросы. Члены комиссии должны быть компетентны в рассматриваемом вопросе, иначе их одобрение не будет иметь никакого веса.
2. Приказ о ремонте или полной замене деталей издаются лично руководителем на основе ранее составленной ведомости. Оба документа должны иметь свой номер (иногда и серию), и быть заверенными печатью стороны, занимающейся ремонтом.
3. Составляя дефектную ведомость, позаботьтесь о том, чтобы у вас была ее копия, которая заменит оригинал в случае его утери.

Особенности составления ведомости дефектов

Структура документа списания на ремонт зависит от вида поломки и сферы деятельности компании. Стандартный бланк включает:

• Шапка. Запись начинается со слова «Утверждаю» и содержит кратное юридическое наименование организации, ФИО и должность руководителя или ответственного лица, а при утверждении сотрудником – номер доверенности.
• Заголовок. Включает наименование документа и внутренний код. Пример: «Дефектная ведомость №12/3 по ремонту транспортного средства».
• Место составления документа (с точностью до населённого пункта) и дату экспертизы.
• Табличную часть. Если дефектная ведомость составляется для одного объекта, в заголовке таблицы указываются наименование, инвентарный номер и владелец (при ремонте автомобиля), а перечь включает неисправные элементы с комментариями. Последняя колонка таблицы отводится под срок устранения неисправности. Для ведомости на группу объектов каждому из них соответствует одна запись таблицы, а колонки обязательно включают количество и единицу измерения. Методы ремонта, рекомендуемые запчасти и комментарии эксперта-оценщика могут указываться в таблице напротив соответствующей неисправности/детали или в нижней части документа перед блоком подписей.

При ремонте транспортной техники указываются имя владельца, тип (легковой автомобиль, автобус, строительный погрузчик и т.д.), модель, сроки эксплуатации и госномер (при наличии). Дефектовочная ведомость по объекту недвижимости должна содержать либо точный адрес, либо кадастровый номер.

Пошаговая инструкция составления дефектной ведомости

При составлении дефектной ведомости можно ориентироваться на такой образец:

Порядок заполнения:

• В любом верхнем углу оставляется свободное место, предусмотренное для утверждения директором компании. Здесь пишется , ФИО, название фирмы.
• В центре документа пишется его полное название и порядковый номер.
• Затем слева дата составления, справа – местонахождение компании (наименование населенного пункта, в котором она официально зарегистрирована).
• Указывается наименование осматриваемого объекта.
• Составляется основная часть документа, в виде таблицы состоящей из четырех столбцов:

1. 1-й – порядковый номер
2. 2-й – обнаруженные изъяны, поломки и недостатки
3. 3-й – заключение экспертной комиссии (рекомендации и пожелания по устранению дефектов)
4. 4-й – сроки ликвидации обнаруженных неисправностей

Завершающими являются подписи членов комиссии, принимавших участие в обследовании материальных ценностей. Обязательно указываются их занимаемые должности и фамилии с инициалами.

Копии дефектной ведомости для предоставления их любым третьим лицам предприятие создает исключительно за свой счет. Помимо этого, контролируют сохранность данной документации сотрудники компании, отвечающие за создание безопасных условий для хранения бухгалтерских документов. Право на изъятие учетной документации имеют только уполномоченные органы ( , управление внутренних дел и др.).

Напишите свой вопрос в форму ниже

Прекращает использоваться по причине износа (морального или физического), не подлежит ремонту и восстановлению и не приносит компании экономическую выгоду – его необходимо списать . При этом стоит учитывать, что полное начисление амортизации не является основанием для списания основного средства с баланса. Если с ОС все в порядке, и оно продолжает использоваться, его продолжают учитывать в бухучете.

Процедура списания основного средства на первый взгляд не кажется сложной, однако она должна быть правильно оформлена всеми необходимыми документами. Одним из документов, необходимым для списания основных средств является акт выявленных дефектов (образец вы найдете ниже), однако давайте разберемся по порядку.

Установлением причин списания объекта основных средств должна заниматься специально созданная комиссия, которая назначается приказом руководителя организации. Именно комиссия будет проводить проверку и заполнять акт о выявленных дефектах оборудования. В состав комиссии должны быть включены главный бухгалтер и работники, на которых возложена ответственность за сохранность объектов основных средств. Комиссия, в частности, обязана:

• осмотреть объекты, подлежащие ликвидации;
• установить причины ликвидации объекта (ухудшены эксплуатационные характеристики, устаревание ОС и нерентабельность его дальнейшего использования и др.);
• если выбытие объекта происходит преждевременно, то определить работников, которые должны нести ответственность за преждевременное списание, вынести рекомендации по устранению подобных ошибок в деятельности;
• определить, возможно ли дальнейшее использование отдельных частей или материалов ОС, оценить их;
• оформить все необходимые документы по списанию оборудования.

Акт дефектации оборудования будет являться объяснением, почему оборудование подлежит списанию, будет являться доказательством обоснованного, а не фиктивного списания, с точки зрения экспертной комиссии. Кроме того, информация, полученная во время составления акта, поможет проанализировать допущенные ошибки (если таковые имели место быть), устранить причины, которые вызвали или могли вызвать преждевременное выбытие основного средства.

Общие правила их составления

Несмотря на то, что утвержденного образца дефектной ведомости не существует, этот документ относится к первичным учетным, поэтому в отношении него следует учитывать общие правила оформления бухгалтерских отчетных бумаг:

1. В дефектовке всегда должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• собственно наименование;
• дата составления;
• полное официальное название учреждения или фирмы, в котором была составлена дефектовка (например, название завода-изготовителя или компании, занимающейся продажей оборудования);
• название, суть и измерители проведенной хозяйственной операции в натуральном эквиваленте и денежном;
• лица, проводившие обнаружение дефектов – их ФИО, должности и подписи.

1. Право подписи такого документа предоставляется не всем сотрудникам, а только тем, которые относятся к списку, утвержденному руководителем совместно с главным бухгалтером предприятия.
2. Составляется либо в момент обнаружения дефектов, либо сразу по окончании процедуры – в зависимости от технической возможности.
3. Исправления, помарки, опечатки в дефектной ведомости не допускаются – в случае их наличия нужно составить новый документ на новом бланке.
4. Допускается составление как в традиционном бумажном, так и в электронном виде.
5. Востребовать могут только уполномоченные лица (как правило, главный бухгалтер и руководитель компании), а также представители проверяющих и контролирующих органов – налоговая инспекция, прокуратура и т.п.

Форма и реквизиты дефектного акта

Данный документ имеет унифицированную форму ОС-16 от 2011 года, однако организация вправе разработать внутренний бланк документа. Обычно это таблица или вариант перечня.

В любом случае документ должен содержать основные данные:

• Название предприятия и сведения о руководстве;
• Порядковый номер акта и дата формирования;
• Основание для составления;
• Перечень комиссии;
• Сведения об оборудовании;
• Данные о выявленных дефектах;
• Рекомендации уполномоченных лиц;
• Выводы;
• Подписи.

Образец заполнения дефектного акта на текущий ремонт.

Пошаговая инструкция формирования

Формировать документ доступно посредством унифицированной формы или собственного разработанного на предприятии образца, для этого достаточно взять фирменный бланк предприятия с логотипом или лист формата А4.

Заполнять документ проще в форме таблицы, в которую доступно отдельными графами внести:

• Наименование оборудования;
• Марку;
• Серийный номер;
• Даты изготовления и поступления оборудования;
• Наименование производителя;
• Виды обнаруженных дефектов.

Важно: напротив каждой детали необходимо указывать размер фактического износа в процентах. Бланк дефектного акта для заполнения.

Образец заполнения дефектного акта на ремонт

Бланк дефектного акта для заполнения.

Образец заполнения дефектного акта на ремонт.

Акт в обязательном порядке подписывается всеми участниками осмотра и содержит необходимые рекомендации.

Также документ доступно сопровождать необходимой документацией:

• Чертежами;
• Исполнительными схемами;
• Фотоматериалами.

Нюансы заполнения

Документ должен содержать подробные сведения о выявленных дефектах, так как они будут служить основанием для определения размера текущих расходов на ремонтные работы.

Название предстоящих расходов и работ должны излагаться предельно ясно, так чтобы у специалиста, составляющего локальную смету не возникало проблем с документацией.

Мера измерения должна указываться согласно измерителю, принятому в нормативных документах.

В акте необходимо подробно указывать, какого именно рода работы необходимо провести, так чтобы у исполнителя не появлялось желания добавит самостоятельно какие-либо мероприятия.

Особенности составления акта в различных ситуациях

После детального изучения объекта комиссия может прийти к различным выводам, и в зависимости от ее решения составляется документ.

На ремонт

В таком документе необходимо подробно отобразить все предстоящие мероприятия:

• Прочистка;
• Шлифовка;
• Восстановление, каких именно деталей с указанием их серийного номера, размеров самих деталей и составляющих;
• Полная замена каких-либо деталей и прочее.

На замену

Если в процессе осмотра комиссия установила, что ремонт существующего оборудования будет стоить дороже, нежели установка нового, то необходимо в акте указать процентное соотношение износа такой детали, указать на полные ее выход из строя и необходимость в приобретение нового изделия.

Важно: в этом случае документ является основанием для списания определенной части механизма, но если он составляется в период гарантийного обслуживания, появляется необходимость в формировании претензии производителю. Пример заполненного бланка дефектного акта

Пример заполненного бланка дефектного акта.

Списание основных средств

Перед проведением подобного мероприятия в состав комиссии в обязательном порядке должен входить специалист, способный дать объективную оценку, если штат предприятия не располагает таким сотрудником необходимо пригласить его из вне.

В данном случае акт должен содержать кроме основных данных и реквизитов:

• Перечень дефектов, признанных неустранимыми;
• Технические параметры изъянов с указанием соответствующих нормативным стандартам замеров.

Списание оборудования

Для списания оборудования, которое считается имуществом организации необходимо составлять бумагу о выявленных недочетах в процессе инвентаризации, обычно данное мероприятие осуществляется перед сдачей годового бухгалтерского отчета.

При плановом осмотре выявляются поломки, признаки износа, которые не возможны к восстановлению, при этом для списания оборудования следует учитывать не первичную цену оборудования, а амортизационный износ.

Важно: акт должен содержать первоначальную цену объекта и сумму затраченную на амортизацию оборудования, и если затраты на ремонт превышают остаточную стоимость следует оборудование списывать

Правила оформления документа

Ведомость может быть оформлена на стандартном листе формата А4 или на фирменном бланке организации – это роли не играет, при этом она может быть написана как от руки, так и в печатном виде. Составляется она обычно в нескольких экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. Все копии должны быть подписаны членами комиссии, а также утверждены подписью руководителя компании.

Проштамповывать ведомость не обязательно, т.к. она относится к внутренней документации фирмы, кроме того, с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от обязанности использовать в своей деятельности печати и штампы.

После утраты актуальности, ведомость передается на хранение в архив предприятия, где содержится на протяжении времени, требуемого по закону или установленного внутренними правилами организации.

Образец

Используйте в работе образец дефектовки — шаблон технической документации.

Еще один образец дефектной документации:

Устройство раздаточной коробки ВАЗ Нива

Раздатка присутствует не во всех легковых автомобилях ВАЗ, а только на машинах с двумя ведущими мостами. В трансмиссии раздаточная коробка (РК) устанавливается сзади коробки передач, на ее хвостовике крепится задний карданный вал, который соединяет раздатку с задним мостом. Передний мост приводится в движение также от РК, он связан с раздаткой передним карданным валом.

Понижающая передача в РК предназначена для получения высокого крутящего момента, она используется для преодоления сложных участков дороги, помогает справиться с бездорожьем. В раздаточной коробке ВАЗ Нива присутствуют следующие основные детали:

• сам корпус;
• вал привода переднего моста;
• промежуточный вал;
• ведущий вал;
• шестерни;
• подшипники;
• корпус дифференциала;
• сателлиты;
• муфта блокировки дифференциала;
• муфта переключения передач;
• фланцы (для соединения с карданными валами);
• сальники;
• рычаги управления.

Особенности заполнения дефектных актов

Хозяйственные операции, отражаемые в дефектной ведомости при наличии общих правил, имеют и свои нюансы в зависимости от характера и места выполняемой работы. Дефектные акты заполняются в свободной форме, но можно подразделить их на 4 группы по месту применения:

• в строительстве,
• при капитальном и текущем ремонте зданий и сооружений;
• при ремонте оборудования;
• при ремонте транспортного средства.

Дефектный акт в строительстве

Составление дефектного акта – обязательное условие при сдаче готового строительного объекта. Таким образом, заказчик получает информацию о качестве выполненных строительных работ. В акте строительной экспертизы указываются дефекты и отклонения от проекта. Исправление изъянов оговаривается в договоре между заказчиком и подрядчиком. В случае огрехов по вине подрядчика исправление происходит за счет сметы на строительство, то есть за счет строителей.

Если же дефект образовался по вине несвоевременного финансирования или недофинансирования, то возмещение убытков происходит либо по согласию сторон, либо в судебном порядке.

Дефектная ведомость на капитальный и текущий ремонт зданий и сооружений

В этих ведомостях наряду с указанием недочетов обязательно указывается список необходимых работ для их исправления. Таким образом, в дефектном акте первоначально указывается дефект, а затем перечень работ по его устранению. На данные работы составляется смета с указанием источника возмещения затрат. Кроме этого есть свои нюансы дефектовки крыши и помещения.

Перед проведением обследования наливной крыши проводится техническая процедура, позволяющая определить протекание перекрытия. Поливочным шлангом осуществляют пролив крыши и определяют места протекания. На основании чего составляется дефектный акт, и фиксируются нарушения кровли с указанием их местоположения и степени повреждения покрытия. Здесь же указываются меры, необходимые для устранения протечек.

Ремонт помещения начинается с составления дефектного акта, в котором указывается перечень работ обычно косметического характера и материалы, необходимые для его выполнения. По окончании ремонта помещения также может быть составлен акт в случае некачественно выполненных работ.

Дефектный акт при ремонте оборудования

Для ремонта оборудования составляется бухгалтерская дефектная ведомость ОС-16 (основные средства). Эта ведомость включает в себя данные бухгалтерского учета оборудования: год выпуска, процент износа, инвентарный номер, местонахождение. В ней указываются, какие работы по капитальному или текущему ремонту выполнялись, составляются дополнительные ведомости на списание и замену деталей и узлов.

Дефектный акт при ремонте транспортного средства

При ремонте автомобиля на станциях техобслуживания также составляется дефектная ведомость. Обычно предприятия, занимающиеся ремонтом автомашин, имеют для этого фирменные бланки. Помимо названия организации, даты проведения, подписи членов комиссии и перечисления узлов и агрегатов, подлежащих замене или ремонту, указываются необходимые для этого виды работ. Обязательно прилагается спецификация, в которой перечислены необходимые для ремонта запчасти и оборудование для демонтажа.

Заключение

Дефектный акт — документ строгой отчетности, имеющий нерегламентированную форму заполнения. Все хозяйственные операции требуют тщательной фиксации, завизированные ответственными лицами, с точным указанием дат и названий. При несоблюдении требований по заполнению этот документ считается недействительным, и все затраты на его основании – незаконными.